海外協力会社との作業報告をWeb化、ペーパーレスと業務効率化を同時に実現

業種： 製造業／所在地： 広島県福山市

導入前の課題

お客様は海外の協力会社50社以上と連携し、製造工程の一部を委託されている製造会社様です。
これまで協力会社とのやり取りは紙ベース、FAXが中心でした。

作業依頼から、作業内容の報告、実施後の完了報告、そして支払い処理の完了まで、すべての工程が紙の往復で進んでいたため、以下のような課題が顕在化していました。

• 進捗がリアルタイムで把握できない — どの案件が今どの段階にあるのか、紙が手元に届くまで分からない
• 遅延案件や請求漏れの発生リスク — 紙の管理では案件数が増えるほど見落としが起きやすい
• 協力会社側の事務負担 — 報告書の作成・FAX送信・控えの保管といった作業が発生
• ペーパーレス化・業務のデジタル化の遅れ — 海外拠点とのやり取りであるにもかかわらず、依然として紙中心のワークフロー

50社規模の協力会社ネットワークを紙で管理することの限界が、業務全体の生産性に影響を与えている状態でした。

実施したこと

作業依頼から支払い完了までの一連のプロセスを、Webシステム上で完結できるよう設計・構築しました。

• 管理者画面：進行中の全案件をリアルタイムで一覧表示。案件ごとのステータス（依頼中／作業中／完了報告／支払い処理済）が一目で把握可能
• 協力会社ごとの専用管理画面：各社が自社の担当案件のみアクセスでき、進捗ステータスを自ら更新することで報告が完了する仕組み
• 作業報告 → 完了報告 → 支払い処理までのワンストップ化：紙やFAXを介さず、すべてのフローをオンラインで完結

導入後の成果

• 50社以上の協力会社からの作業報告を、管理画面から一元的に確認可能に — 海外拠点とのやり取りもタイムラグなく把握できる体制へ
• ペーパーレス化の推進 — FAX・紙書類の往復が不要になり、書類保管コストも削減
• 遅延案件・請求漏れの抑止 — ステータスの可視化により、見落としや対応漏れが起きにくい仕組みに
• 協力会社側の事務処理負担の軽減 — 報告書作成・FAX送信といった作業が画面上のステータス更新で完結

同じような課題、お持ちではありませんか？

「以前からの慣習で紙のやり取りが続いている」「DX化したいが、何から手をつければいいか分からない」――そうしたお悩みは、決して珍しいものではありません。

大切なのは、いきなり大きなシステムを導入することではなく、現場の業務に本当にフィットする仕組みを、段階的に作っていくことです。

山陽情報システムでは、お客様の業務を丁寧にヒアリングしたうえで、無理のないDX推進をご支援しています。まずはお気軽にご相談ください。